Academic Work

Assistenz (m/w) Vorzimmer im öffentlichen Dienst (39h/Woche)

Assistenz (m/w) Vorzimmer im öffentlichen Dienst (39h/Woche)

Als wahres Organisationstalent bewahrst du stets den Überblick. Achtest dabei aber auch aufs Detail, wenn es um wichtige Themen geht. Du suchst den Einstieg im öffentlichen Dienst gepaart mit neuen Herausforderungen? Dann bist du bei uns an der richtigen Adresse. Wir freuen uns auf dich!

BESCHREIBUNG

Im Baureferat, Hauptabteilung Verwaltung und Recht suchen wir eine Assistenz (m/w) für das Vorzimmer der Abteilungsleitung (Bau-VZ), die unseren Kunden ab 01.11.2018 bis voraussichtlich Oktober 2019 tatkräftig unterstützt. Die Kernzeiten Montag bis Donnerstag von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr und Freitag von 09:00 bis 15:00 Uhr müssen abgedeckt werden.

Du wirst als externer Mitarbeiter (m/w) bei uns angestellt und arbeitest bei unserem Partner vor Ort. Es handelt sich dabei um eine Elternzeitvertretung bis Oktober 2019. Bei sehr guter Zusammenarbeit besteht die Möglichkeit zur Übernahme, auch in einem anderen Bereich. Bewerbungsschluss ist der 31.08.2018.

Der Bewerbungsprozess wird von uns durchgeführt, wende dich daher bei Fragen bitte an deinen Karrierepartner Sina Busch bei Academic Work.

AUFGABEN

• Erledigen des Vorzimmerdienstes, z. B. Sichten, Priorisieren und Verteilen des Postein- und ausgang (inkl. E-Mailverkehr), Abwicklung des Besucherverkehrs
• Telefonkorrespondenz
• Koordinieren von Terminen (inkl. Vor- und Nachbereitung)
• Erledigen von Schriftverkehr nach Vorgaben
• Protokollführung
• Beschaffen von Informationen (z. B. telefonisch oder online)
• Unterstützung der Abteilungsleitung und Hauptabteilungsleitung bei verschiedenen Aufgaben
• Erledigen von dienststellenbezogenen Assistenzaufgaben, z. B.
• Organisieren von Besprechungen
• Aktualisierung der Fachliteratur, Erledigen von Scann- und Kopierarbeiten, Erledigen von statistischen Arbeiten

ANFORDERUNGEN

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
• Erfahrung im Sekretariatsbereich notwendig
• Organisations- und Planungsfähigkeit, da die Vertretung der Assistenz der Hauptabteilungs- und stellv. Referatsleitung erforderlich ist
• Verschwiegenheit
• Sicheres Auftreten und hohe Stresstoleranz
• Sicher im Umgang mit der deutschen Grammatik und Rechtschreibung sowie DIN 5008
• Verbindliche Umgangsformen und situationsgerechtes Auftreten *Fundierte Kenntnisse der Standard-Office-Anwendungen (Benutzeroberfläche, Office-Anwendungen, Internet-Browser, E-Mail-Programm, elektronischer Kalender)
• Verfügbarkeit zu den Kernzeiten Montag bis Donnerstag von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr und Freitag von 09:00 bis 15:00 Uhr

UNSER ANGEBOT

• Eine Atmosphäre geprägt von Teamgeist, Offenheit und vielseitigen Möglichkeiten
• Einstieg im öffentlichen Dienst
• Bevorzugter Zugriff auf den internen Stellenmarkt unseres Kunden
• Bezahlung nach TVöD bei 39h/Woche
• Persönliche Betreuung und Entwicklung durch Academic Work (u.a. Entwicklungsgespräche, Weihnachts- und Sommerfeste)

WEITERE INFORMATIONEN

Karrierepartner: Sina Busch

Telefon: 089 / 693341180

Bewerbungsmodalität: Bitte bewirb Dich mit deinem Lebenslauf, deinen Gehaltsvorstellungen und deinem möglichen Eintrittstermin in 2 Minuten über unser Webformular.

ÜBER DAS KUNDENUNTERNEHMEN

Unser Kundenunternehmen ist Träger im öffentlichen Dienst und beschäftigt rund 35.000 Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Bereichen. Hier steht das Gemeinwohl im Vordergrund und nicht der wirtschaftliche Gewinn. Der Arbeitsplatz ist sicher - in den letzten Jahren gab es keine betriebsbedingten Kündigungen. Dadurch haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine viel größere Sicherheit für ihre Lebensplanung. Mit den Dienstleistungen sorgt das Unternehmen dafür, dass alle Bewohner in einer zukunftsfähigen Stadt mit hoher Lebensqualität solidarisch zusammenleben.

ACADEMIC WORK HOME OF THE YOUNG PROFESSIONALS

Wir vermitteln Young Professionals und bieten Karrieremöglichkeiten für Studenten, Absolventen und Akademiker mit bis zu fünf Jahren Berufserfahrung.

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